Hoe ga je aan de slag met het ontwerpen van je online participatieproces? Hierover zijn meerdere handleidingen geschreven. De rode draad die in daarin zichtbaar wordt: stel duidelijke vragen. Op die manier krijgen je het hoe en waarom scherp voor ogen.
Tijdens de eerste module van de Leerkring digitale participatie van de provincie Groningen kwam het Groninger Participatiewerkboek aan bod. Deze uitgebreide handleiding bestaat uit drie kleurgecodeerde hoofdlijnen. Binnen het document kun je de blauwe lijn volgen om invulling te geven aan het ontwerp van je participatieproces. De lijn brengt je langs vier praktische werkbladen die door middel van vragen helderheid verschaffen.
Met het werkblad Plan van Aanpak Initiatief kun je het doel van je project duidelijker voor ogen krijgen. Aan de hand van vragen als ‘Wat wil je bereiken?’ en ‘Wie doet er mee?’ kan je gesprekken voeren over het doel. Het werkblad Ontwerp Participatieproces biedt houvast bij het nadenken over de concrete invulling. Hier worden praktische vragen op een rij gezet als ‘Welke ruimte bieden wet- en regelgeving’ en ‘Welke andere participatieprocessen lopen al?’. Het werkblad Meetlat Initiatief biedt handvatten voor het beoordelen van initiatieven. En tenslotte is er het werkblad Leren over het samenspel, om het proces te evalueren en de geleerde lessen te borgen.
Ook in de Leerkring Zuid-Holland werd aandacht besteed aan procesontwerp. David Bos, participatieadviseur bij de gemeente Den Haag, deelde zijn expertise. Ook hij noemde het belang van het stellen van goede ontwerpvragen. Deze zijn terug te vinden in Het kompas voor ambtenaren: samenwerken met de stad, van de gemeente Rotterdam. Bos deelde best-practices aan de hand van een Haagse casus. In het project Mariahoeve knapt op konden bewoners meebeslissen over het opknapplan van hun wijk. Een belangrijk inzicht is dat je het proces samen moet ontwerpen, zei Bos. Betrek verschillende stakeholders van binnen en buiten de organisatie. Intern kan je denken aan de projectleider, een communicatieadviseur en omgevingskenners zoals stadsdeelmedewerkers. In Den Haag worden tegenwoordig ook bewoners betrokken bij het inrichten van het proces. Vooraf wordt een behoefteonderzoek gehouden onder inwoners. Deze werkmethode werd nog niet ingezet tijdens het Mariahoeve traject maar wordt inmiddels standaard ingezet voor alle nieuwe projecten. Door middel van interviews wordt gepeild op wat voor manier zij betrokken willen worden. Nadat het ontwerp is gemaakt, krijgen de inwoners de mogelijkheid om het te testen en hun input te geven.
Een tweede inzicht dat Bos noemde, is dat je een project goed moet doordenken. Aan de hand van vragen als ‘Wat is het primaire doel?’ en ‘Wat gaan bewoners er van merken’ kun je dit helder krijgen. Pas als je dat soort vragen helder hebt, kun je bedenken hoe bewoners op een zinvolle manier kunnen participeren. En het heeft nog een voordeel, het stelt je in staat om duidelijk over het project te communiceren naar bewoners. Op die manier creëer je een gelijk informatieniveau. Dat is een belangrijke basis voor een participatieproces. De goede informatieverstrekking werd door bewoners in Mariahoeve gewaardeerd omdat zij op die manier echt konden meedenken en meedoen, zei Bos.
Bij het ontwerpen van een online participatieproces komen tenslotte ook vragen aan bod zoals, ‘Wat gebeurt er al online?’, ‘Hoe willen de betreffende doelgroepen het liefst online betrokken worden?’ en ‘Op welk moment in het proces is het handig om bepaalde functionaliteiten in te zetten?’. Ook moet er een inschatting gemaakt worden hoeveel tijd er nodig is om een platform klaar te zetten en hoeveel tijd er nodig is om de input te verwerken naar heldere resultaten. Op basis van dit soort vragen kan er vervolgens een tijdlijn gemaakt worden voor het online participatieproces waarin voor het projectteam helder wordt hoeveel tijd er nodig is voor elke fase van het proces.
Update uit de Provinciedeals Digitale Democratie.
Beeld: Groninger Participatiewerkboek: Blauwe hoofdlijn Procesontwerp
